Jeśli żyjesz w przekonaniu, że skoro masz księgową, to ona zajmie się za Ciebie wszystkimi kwestiami finansowymi to wiedz, że tak nie jest. Podkreślam to często, ale bardzo ważne jest dla mnie, żebyś to zapamiętała. Księgowa zajmuje się przede wszystkim historią, jej zadaniem jest zaksięgowanie dokumentów, które jej dostarczysz zgodnie z literą prawa i obliczyć należne składki i podatki. Biuro rachunkowe nie jest od tego, by Ci doradzać jak prowadzić firmę, jak oszczędzać na podatkach, nie powie Ci, jaki wynik osiągnie Twoja firma w kolejnym roku, czy dobrze wyznaczasz ceny. Prowadzisz firmę, by osiągać zyski, realizować cele. Nikt lepiej od Ciebie nie wie, co planujesz i to Ty jesteś odpowiedzialna za jej sukces lub porażkę.
Budżet jest jednym z tych narzędzi, które powinnaś na stałe wpleść w listę zadań na koniec roku, ale też wracać do niego na koniec każdego miesiąca, bo pomoże Ci szybko reagować na niekorzystne zmiany i robić to na czas. Dzięki niemu znajdziesz odpowiedzi na wiele pytań, a czas jaki poświęcisz będzie pełen refleksji nad tym, co było, w jakim miejscu jesteś, jak być powinno. Przykładowe pytania na jakie odpowiesz sobie tworząc budżet:
Tworzenie budżetu być może wydaje Ci się skomplikowane, ale naprawdę tak nie jest. Mam nadzieję, że zaczynasz czuć jego istotę i znajdziesz czas, by nad nim popracować. Żeby ułatwić Ci to zadanie postaram się rozbić proces budżetowania na kilka prostych kroków. Mamy końcówkę listopada, do Świąt zostało 4 tygodnie. Poniżej znajdziesz plan działania na każdy z nich.
Tydzień 1
W pierwszym tygodniu zastanów się nad tym, co chcesz osiągnąć w przyszłym roku. Jaki wynik powinna osiągnąć Twoja firma? Jakie cele stawiasz i co jest niezbędne do ich realizacji? Zatrudnienie nowego pracownika? Nowy kanał sprzedaży? Wymiana samochodu w leasingu? Wprowadzenie na rynek nowego produktu? Udział w szkoleniu światowej klasy mentora? Nie ograniczaj swojej wyobraźni, w końcu otworzyłaś firmę, by realizować swoje marzenia!
Tydzień 2
Tydzień drugi stoi pod znakiem kosztów. Mając zarysowany plan działania zastanów się jakie będą wydatki związane z jego realizacją. Przeanalizuj koszty za mijający rok. Zastanów się, które były niezbędne, a których możesz uniknąć w przyszłości. Po ustaleniu, które są niezbędne przeanalizuj naturę tych kosztów – czy są one stałe czy zmienne?
Dla przypomnienia: koszty stałe ponosisz niezależnie od tego, czy w danym miesiącu coś sprzedasz, czy nie. W tej pozycji mamy dla przykładu pensje pracowników na etacie, obsługę księgową, czynsz za najem biura i tym podobne. Koszty zmienne to takie, które powstaną tylko jeśli sprzedajesz. Możemy tu wymienić prowizje od sprzedaży na allegro, koszt pakowania i wysyłek zamówień, koszt energii zużywanej przez maszyny produkcyjne. W tej kategorii umieściłabym też koszt własny – koszt zakupu surowców/materiałów/produktów niezbędnych do wytworzenia/sprzedaży produktu lub świadczenia usługi.
Następnie dodaj koszty, które wynikają z opracowanej w tygodniu 1 strategii działania, jeśli jeszcze nie masz ich w zestawieniu. Pamiętaj również o tak prozaicznych rzeczach jak wymiana laptopa, telefony, fotela biurowego jeśli jest taka konieczność.
Ważną kwestią jest również zaplanowanie podwyżek cen. W przyszłym roku nic nie będzie prawdopodobnie kosztować tyle co w tym. Minimalne wynagrodzenia idą w górę, inflacja jest daleka od zera. Bądź na to przygotowana. Koszty poplanuj sobie w rozbiciu na poszczególne miesiące. Na koniec najważniejsze! Pamiętaj, by uwzględnić swoje wynagrodzenie. Nie zakładaj, że wypłacisz je sobie z „tej górki, która zostanie”. Po pierwsze, żeby górka się usypała, trzeba o to odpowiednio zadbać. Po drugie, ta górka nie jest dla Ciebie, a na dalszy rozwój Twojej firmy, na zapewnienie poduszki finansowej, bezpieczeństwa na trudniejsze momenty. Po wykonaniu zadań z tygodnia 2 masz jasno określony cel finansowy – przychody, jakie musisz osiągnąć.
Tydzień 3
Plan sprzedaży to kolejne zadanie. Rozplanuj sprzedaż ilościowo i wartościowo w podziale na miesiące. Zobacz, czy przychody są zbieżne z tym, co wyliczyłaś w poprzednim tygodniu. Jeśli są niższe czeka Cię trudna przeprawa, bo wyjścia masz dwa. Albo trzeba sprzedawać więcej (czasem nie jest to możliwe, bo po prostu nie starczy Ci już na to doby), albo musisz podnieść ceny. Dostosuj odpowiednio ofertę handlową. Być może odkryjesz, że niektóre produkty czy usługi zupełnie Ci się nie opłacają, bo klienci nie zapłacą za nie tyle, byś wyszła na plus. Z drugiej strony możesz odkryć tu kury znoszące złote jajka – skuo się na nich, być może nie warto poświęcać czasu i energii na resztę.
Tydzień 4
W tym tygodniu wprowadź ostatnie już szlify. Musisz być zadowolona z tego, jak rysuje się finansowa przyszłość Twojej firmy na kolejny rok. Mając jasno wyznaczone cele będziesz wiedziała jak działać. W kolejnych miesiącach wracaj do budżetu, porównaj rzeczywiste wyniki z tym, co sobie planowałaś. Szukaj przyczyn rozjazdu, jeśli się one pojawią. Jeśli odchylenie będzie niekorzystne – warto wiedzieć, co poszło nie tak i temu przeciwdziałać. Jeśli odchylenie jest korzystne, powinnaś tym bardziej poznać przyczynę i wykorzystać ją na maxa, by jeszcze bardziej podkręcić wyniki.
Budżet to swego rodzaju drogowskaz. Dzięki niemu nie idziesz po omacku. Jasno zarysowany plan przełożony na liczby pomoże Twojej firmie osiągać wyniki. Do dzieła!
Jeśli masz dość chaosu w firmowych finansach sprawdź kurs Mistrzyni Finansów:
A jeśli chcesz otrzymywać najświeższe informacje o nowych treściach, bezpłatnych narzędziach, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy i nowych produktach, które będę tworzyć zapisz się do newslettera: