Gdyby ktoś zadał mi pytanie o to, co jest najważniejsze w firmowych finansach (ale nie tylko, bo moja odpowiedź jest równocześnie fundamentem istnienia firmy!), nie zastanawiałabym się wcale. Odpowiedź brzmiałaby: płynność finansowa. Jeśli tej płynności nie ma, właściciel(ka) firmy mierzy się z poważnymi problemami. Nie jest w stanie opłacić faktur, wypłacić wynagrodzeń swoim pracownikom, zapłacić ZUSów, podatków. Na początku będzie „żonglować” pieniędzmi, decydować komu zapłacić w pierwszej kolejności, gdy jakieś środki wpłyną na konto. Ale takie dziury będą się coraz bardziej powiększać, kontrahenci będą tracić do firmy zaufanie, w pracownikach pojawi się niepewność co do przyszłości firmy, a Ty jako właściciel będziesz musiał(a) pozyskać dodatkowe środki na finansowanie działalności. Jeśli Twoja firma ma zdolność kredytową, tymczasowo jest uratowana. Jeśli nie? Dołożysz z prywatnych oszczędności? Warto nie dopuszczać do takiej sytuacji.
Poniżej chcę przedstawić Ci kilka strategii pomocnych w poprawie przepływów pieniężnych oraz ich kontrolowaniu.
Analiza terminów płatności
Przyjrzyj się historii rachunku, wystawionym i otrzymanym fakturom. Zobacz, jakie terminy płatności oferujesz swoim klientom, a jakie otrzymujesz od swoich dostawców. Nie powinno być tak, że Ty płacisz za swoje dostawy po 14 dniach, a Twoi klienci mają 60 dni na uregulowanie faktur, które wystawiasz. Taka sytuacja, mówiąc w dużym uproszczeniu oznacza, że przez 46 dni nie masz w firmie pieniędzy na jej prowadzenie. Cykl konwersji gotówki, bo o nim teraz mówimy, to średni czas od momentu, kiedy wydajesz pieniądze na dostawę, np. płyt meblowych, żeby zrobić klientowi kuchnię na wymiar, do momentu, kiedy na Twoje konto wpływa zapłata za gotowe i dostarczone do klienta meble. Tu pojawia się dla Ciebie zadanie domowe – sprawdź, ile wynosi cykl konwersji gotówki w Twojej firmie. Im krótszy, tym lepiej, a problemów z płynnością powinno być coraz mniej.
Szybkie wystawianie faktur
Niby to oczywiste, ale w wielu firmach to trochę męcząca biurokracja, bo przecież jest milion bardziej palących spraw na głowie. Wystawiaj faktury sprzedaży tak szybko, jak to możliwe (natychmiast po wykonaniu usługi czy dostarczeniu produktu). Nie raz na miesiąc. Im szybciej je wystawisz, tym szybciej pieniądze znajdą się na Twoim koncie, a płynność finansowa znacznie się poprawi.
Kontrola należności
Regularnie sprawdzaj salda należności klientów. Wprowadź w życie procedurę windykacji. Tak, słowo jest nieprzyjemne, ale nie chodzi od razu o wysyłanie do klienta poważnego pana w zbyt ciasnym garniturze. Na początek zadzwoń, przypomnij, że termin minął. Gdy nie przyniesie to skutku, drugie upomnienie wyślij mailem. Potem zastanawiaj się nad poważniejszymi krokami (np. poinformuj, że zgłosisz sprawę do Krajowego Rejestru Długów).
Dodatkowo, ustal maksymalny limit kredytu kupieckiego. Po jego przekroczeniu, klient będzie obsługiwany po przedpłacie. Klienci, którzy notorycznie spóźniają się z płatnościami powinni mieć przyznany limit 0 zł. Odpowiednie zarządzanie należnościami w prosty sposób przyczyni się do poprawy płynności.
Przemyśl też, czy możliwe jest wprowadzenie do rozliczeń zaliczek?
Negocjacje z dostawcami
Możesz przejrzeć historię zakupów, jak dużo i od kogo kupujesz? Czy te zakupy są regularne? Czy płacisz na czas? Jeśli masz dobre argumenty w rękawie, możesz ponegocjować warunki handlowe – wydłużenie terminów płatności. To z kolei skróci cykl konwersji gotówki.
Prognozowanie przepływów pieniężnych
Przewidywanie przyszłych potrzeb finansowych i szybkie reagowanie na potencjalne problemy z płynnością będą możliwe dzięki mało skomplikowanemu narzędziu, jakie możesz stworzyć w excelu. Pozwoli Ci ono przewidywać przepływy (w zależności od potrzeb, ale jeśli Twoja firma ma poważne kłopoty, warto prognozować co do dnia). Łatwo wychwycisz momenty, w których stan środków na koncie będzie ujemny. To z kolei oznacza, że musisz popracować nad płynnością. Może przeniesiesz któryś wydatek na inny miesiąc? Lub poprosisz dostawcę o wyjątkowe wydłużenie terminu jakiejś faktury? Warto podejść do problemu zanim się on zmaterializuje.
Na końcu chcę podkreślić, że posiadanie poduszki finansowej może być zbawienne w przypadku, gdy problem z płynnością się pojawi. W prowadzeniu firmy jak i w życiu nie wszystko można przewidzieć. Różne sytuacje mogą nas zaskoczyć. Nie muszą to być tak ekstremalne przypadki ja pandemia COVID, gdzie wszystko stanęło na głowie, czy wybuch wojny u naszych sąsiadów. Poduszka finansowa może być niezbędna do skorzystania z jakiejś niesamowitej szansy, która spowoduje, że Twój biznes wystrzeli w kosmos. Przykładem może być szansa na ogromny kontrakt – pozwolę sobie znów wrócić do przykładu meblowego. Możesz otrzymać kontrakt na umeblowanie nowego biurowca, wartość to kilkaset tysięcy zł, ale by go zrealizować, potrzebujesz kupić płyty meblowe i inne niezbędne akcesoria. Potrzebujesz też pomocy – dodatkowych pracowników, by wykonać meble na czas. Produkcja będzie trwać kilka miesięcy. Przez ten czas ponosisz już koszty pracowników. Klient nie chce słyszeć o zaliczce. Jeśli masz poduszkę finansową, możesz realizować kontrakt. Jeśli nie, ogromna szansa przechodzi Ci koło nosa.
I jak już wspomniałam na wstępie – bez płynności widmo upadłości i zamknięcia firmy będzie Cię nieustannie gonić. Nie warto żyć w takim stresie. Warto wziąć byka za rogi i zadbać o płynność już dziś!